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中央国家机关图书馆的创新与发展
作者:郗卫东    来源:
网络编辑:亦文 发布时间:2010-05-14 打印本页 关闭窗口
摘要:本文指出了中央国家机关图书馆目前所面临的主要问题,分析了中央国家机关图书馆创新与发展的三个关键因素:(1)组织机构的科学化、扁平化;(2)资源建设的特色化、共享化;(3)服务方式的主动化、个性化。
关键词:中央国家机关图书馆;创新;信息服务

  中央国家机关图书馆是专门(专业)图书馆的一部分,其主要特点是:1承担着为党和国家的方针政策的制定、组织建设以及理论宣传与研究提供文献信息资源保障的职能,是中央和国家决策的资料信息库,在我国的社会主义现代化建设中发挥着重要的作用;2)一般都为中小型图书馆,设在所属机构的建筑物内,空间有限;(3)藏书量不大,多的有三、四十万藏书,少的只有几万册;(4)读者人数不多,较为固定,主要是中央、国家机关的工作人员;(5)读者需求相对稳定,服务针对性强;(6)图书馆工作人员数量有限,要求较高。

  因工作职能、服务对象的不同,中央国家机关图书馆各有侧重、各具特色,但长期以来,由于其规模大多相对较小,故面临着不少问题:(1)思想观念较为保守。一些图书馆在思维方式和思想观念上都比较落后,仍在按多年的旧习惯来处理和解决新问题。2馆藏方面存在一定的局限性。有些馆过分强调专业性,而忽视了读者多方面的需求,在书刊的购置上缺少灵活性。3)近年来,由于书刊大幅度涨价,经费紧张的状况日趋突出。(4与外界联系不多,管理较为封闭。由于中央国家机关的工作性质,图书馆与其他图书馆和外界的交流相对较少,在改革开放中处于不利的被动地位。(5)许多中央国家机关将数字资源建设与图书馆建设分开进行,形成两套系统,对现有图书馆的发展极为不利。(6)对图书馆地位及重要性的认识存在偏差,图书馆人员素质参差不齐。

  上述问题在很大程度上制约着中央国家机关图书馆的发展。目前,科技发展日新月异,国内外信息化建设步伐不断加快。面对网络环境,对国内外图书馆来说,可谓挑战与机遇并存。而与其他类型图书馆相比,中央国家机关图书馆面临的压力更大。所以,能否抓住机遇,迎接挑战,找准定位,开拓进取,就成为中央国家机关图书馆今后发展的关键。而要做到这一点,最主要的就是要在组织管理、资源建设和读者服务方面进行创新。

  1 组织管理

  对组织机构进行创新和重组是中央国家图书馆得以发展的前提和保障。传统的图书馆一般设置图书采编、流通阅览、期刊几个主要部门,有的还设有参考咨询或技术部门。应该说,在特定的时期这种设置还是合理的,并发挥了一定的历史作用。但是,随着时代的发展,图书馆的职能已经发生了很大变化,大量的业务骨干正从繁琐的事务性劳动中解放出来,走向读者服务的第一线。因而,面对新形势下图书馆职能的改变,在组织机构方面,必须进行创新和重组,做到科学化、扁平化。

  1.1.按照科学化原则对图书馆的组织机构进行重组

  组织机构的科学化,就是要根据网络环境下图书馆职能的变化来科学、合理地进行部门设置,这是图书馆实现社会职能的组织保证。一方面,现有的组织机构要进行简化,图书文献的信息加工与处理业务走向社会化或集中化,馆内只需少数人员从事部分资料的加工处理业务;另一方面,要强化图书馆在信息建设方面的职能,把文献信息资源的建设、服务与现代技术相结合,使传统图书馆向现代化的信息中心转变。笔者认为,对于中央国家机关来说,信息资源建设与信息技术建设两项职能应统一纳入到图书馆的建设中来,也就是说,图书馆和信息技术部门应该合并。只有这样,才能避免资源浪费、扯皮等问题的出现,形成一种良性的、可持续发展的信息化建设机制。例如,中央编译局把信息中心下属的技术组与办公厅下属的技术处合并,组建为信息技术处,由信息中心管理。事实证明,这种机构设置模式确实有其独特的优势,对于中央编译局数字图书馆建设和全局的信息化发展都起到了至关重要的作用。

  1.2.在管理中引入扁平化理念

  扁平化是提高管理效率的重要手段。在图书馆的管理中,也应引入这一先进理念。首先,要根据各部门职能分工与联系,尽量减少管理层级,缩短决策链,增强横向的交流与合作。例如:可以把流通阅览、期刊、咨询等几个部门合并,成立信息资源服务处。其次,要建立清晰有效的授权机制,让决策点前移,建立一套完善的授权机制和保障机制来保证图书馆决策的科学性。而管理层需要做的只是保证这一信息共享过程的通畅以及对决策结果进行监测与考核,而不用去做大量具体的决策。扁平化不仅仅是减少管理层级带来的快速反应,还会大大促进图书馆管理层管理能力的提高,使图书馆的管理层真的能够以“一当十”,并通过信息化工具提高管理层对事务性工作的管理效率和管理能力,从而大大提高工作效率。

  2 资源建设

  作为专业图书馆的一部分,中央国家机关图书馆一般也是以某一个或多个领域的专业文献资源为馆藏特色。例如:中央编译局文献信息中心是以马克思主义专业文献为特色;中央文献研究室图书馆是以中国党和国家领导人的文献资料为特色;全国人大常委会图书馆是以法律法规资料为特色,等等。所以,这些图书馆在信息服务中都具有各自的资源优势。面对新的竞争甚至是生存压力,中央国家机关图书馆在资源建设方面,一要更加强调和突出特色化,二要走共享化之路。

  2.1.坚持资源建设的特色化

  资源建设的特色化,就是要根据本馆读者所承担的业务职能及服务要求,进一步优化馆藏资源,使本馆专门收藏的某个学科领域或某个专题方面的文献信息资源的数量、品种、类型都达到一定规模,并且要有学术品位、情报价值和文献保障率,最好达到研究级水平,做到“人无我有,人有我全,人全我优”。同时,在网络环境下,要充分运用高新技术,坚持标准化、规范化、网络化的原则,对自身的特色馆藏资源进行深度开发,将特色馆藏资源数字化,建设独具特色的具有先进性、科学性、系统性和完整性的专业数据库,并与网络连接,实现网络环境下的全文检索;要有多种检索途径和检索功能,使读者可以方便快捷地使用。在今后的发展中,特色资源库建设应该成为中央国家机关图书馆新的增长点。

  2.2.共建共享是中央国家机关图书馆的必由之路

  在坚持特色资源建设的同时,图书馆还面临着经费紧张但必须最大限度满足读者信息需求的矛盾。为此,“联合起来,加强协作,资源共享,共同发展”已成为一条必由之路,只有这样,才能在经费有限的情况下最大限度地满足读者的信息需求,使中央国家机关的干部职工共享文献资源;才能大力推动文献信息机构的资源建设和自动化建设,提高管理和服务水平,提高人员素质,更好地为中央和国家机关服务。因此,中央国家机关图书馆可以参照中国高等教育文献保障系统和虚拟的国家科技图书文献中心的建设模式建立中央国家机关文献资源共建共享体系其宗旨是把国家的投资、现代图书馆理念、先进的技术手段、各馆独具特色的文献资源和人力资源整合起来实现信息资源的共建、共知、共享:1)协调资源的采集,根据各馆的馆藏特色确立重点领域,建立各具特色的文献资源库;(2)采用独立自主开发与引用消化相结合的原则,开发联机合作编目系统、联机公共检索系统、馆际互借与文献传递系统等,形成较为完整的文献信息资源服务网络;(3)协调数字图书馆的建设,各有侧重,分工进行;(4)联合进行有关的课题研究及文献信息产品研发,开展人员培训、国内外学术交流等活动;(5)条件成熟时,可以建立中央国家机关之间的文献资源共享专线,实现联网,最终目标是建立起虚拟的“中央国家机关数字图书馆”。

  3 读者服务

  读者服务工作是图书馆工作的核心,体现着图书馆的存在价值。在中央国家机关,图书馆的地位和作用最终取决于这些图书馆能否向中央国家机关的工作人员提供所需的信息服务以及服务的质量。因而,对于中央国家机关图书馆来说,要想抓住机遇,迎接挑战,最关键的就是要服务创新。图书馆应改变传统的服务观念,坚持“以人为本”的原则,深入了解读者需求,充分运用各种服务方式和技术手段,向读者提供全方位、高质量的信息资源服务,靠主动化、个性化的读者服务来使自己不断发展壮大。

  3.1.主动出击,为读者提供全方位的服务

  传统的图书馆服务方式,往往是坐等读者上门,在读者主动到图书馆并提出特定需求后,为其提供文献信息服务。这种传统的服务模式影响和束缚了图书馆工作人员的服务意识,长期下去,会使得图书馆的读者服务工作陷入被动、僵化的局面。随着数字化、网络化进程的发展,图书馆读者服务的空间扩大,支持平台也日益成熟,这就使图书馆转变“守株待兔”式的服务观、主动提供各种服务成为可能。与此同时,随着网络的迅速发展及社会上各种信息服务机构的不断兴起,读者也有了更多的信息利用选择。这也迫使图书馆必须转变被动的服务方式。在这样的情况下,图书馆必须要在读者服务中主动出击,广泛挖掘读者的信息需求,抓住并创造服务机会。而且,由于中央国家机关图书馆读者数量较少且较为固定,主动服务的可行性及空间就更大。

  图书馆要做好主动服务,首先要“走出去,请进来”,即:一方面,要走出图书馆这个小圈子,深入到各业务、行政部门,通过座谈会、征询表、走访、意见箱等形式了解读者的信息及需求,听取读者意见,并将之整合成“读者资料库”、“读者信息系统”;另一方面,要鼓励读者参与到图书馆的管理中来,在资源建设、管理和服务等方面,广泛吸收读者的意见和建议,并对表现突出的读者进行奖励。应使上述工作成为图书馆的一项常规工作,并通过它建立起图书馆与读者之间的良性互动机制,使图书馆的读者服务水平不断在创新中得以提高。

  其次,要将服务工作“前移后推”,不能将信息服务仅仅局限于读者明确的信息需求这一个“点”上,而是要从“点”扩大到“面”,参与到读者解决问题的过程中来,全程提供综合信息服务,即:在读者提出明确的需求之前,图书馆就应和读者建立联系,了解读者的工作性质和工作要求,分析、确定出读者信息需求的走向;在读者提出明确的需求后,通过适当方式予以信息满足;在读者问题得以解决之后,要对其进行后期的信息跟踪和分析,并为下一次的信息服务打下基础。

  3.2.深入了解读者需求,提供个性化服务

  虽然中央国家机关图书馆面对的读者数量较少,但往往也是多层次、多类型的。图书馆应该根据读者的知识水平、兴趣爱好、行为方式,提供个性化的服务。例如,对于年龄较大、不习惯使用计算机的读者,可以采用当面咨询辅导、协助查找目录的服务方式;对于计算机知识水平较高的年轻读者,则可以采用网上咨询、计算机检索的服务方式。

  在服务内容上,由于读者对信息资源服务的要求越来越高,必须根据每一位读者的独特信息需求提供有针对性的服务,尤其要做好定题服务工作。要对馆藏特色资源进行合理分析,同时要跟踪、挖掘读者对信息资源的需求方向,在此基础开发与建设不同类型的专题资源库,提供给具有不同需求的读者使用。对建成的各个专题数据库的使用情况,可以进行定期的检索情况统计,以便于数据的更新及数据库的调整。在这方面,中央编译局文献信息中心的“西方马克思主义研究专题数据库”,全国人大常委会图书馆的“人大制度与立法研究专题资料库”都在读者服务工作中发挥了重要的作用。对于有特定需求的读者,可以采用专题信息推送与全文传递服务的方式,即:读者可以自行定制所需的文献资源,并将这些信息告之图书馆。图书馆根据用户设定的条件,定时对数据库进行扫描,将满足条件的最新文献信息打包,并通过网络传递到读者的指定信箱。这样,读者不需上网即可及时获得所需的专题信息资源。此外,还可以通过导读服务、一对一的量身服务等多种个性化的方式来提升读者服务的整体水平。

  总之,面对新形势、新要求,中央国家机关图书馆应该转变传统观念、工作重心和服务方式,在组织机构、资源建设和读者服务三方面都要大胆创新,其中,组织机构是保障,资源建设是基础,读者服务是关键。只有不断创新,中央国家机关图书馆才能更好地为中央服务,为我国的社会主义现代化建设服务,同时也为自己开拓出更大的发展空间。

参考文献:

  1. 辛小平..网络环境下的专业图书馆服务创新..图书馆理论与实践,.2003(3)

  2. 黄敏..图书馆信息服务模式及创新研究..图书情报工作,.2004(6)

  3. 盛小平..管理创新与我国图书馆可持续发展..图书情报工作,.2004(9)

  4. 袁琳特色馆藏与特色图书馆建设..图书馆论坛,20052

  5. 孙成权..中国科学院文献情报系统的可持续发展与创新战略..图书情报工作,.2004(12)

  6. 赵九燕.对专业图书馆深化改革的若干思考..情报资料工作,2005(5)

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